En mulig grund til bortvisning stiller dig over for et vanskeligt valg. Du skal reagere hurtigt, men en forhastetning kan bygge på et forkert grundlag. Venter du uden en konkret grund, kan du miste adgangen til at bortvise, selv om medarbejderens handling ellers var alvorlig nok. Det afgørende er, om du bruger tiden på nødvendig afklaring eller lader sagen ligge.
Hvor hurtigt skal du reagere på en mulig bortvisningsgrund?
Funktionærlovens § 3 har ikke en fast frist for, hvor hurtigt du skal bortvise. Bestemmelsen handler om erstatning ved uberettiget bortvisning, ikke om et bestemt antal dage til at træffe beslutningen. Om du har været passiv, afhænger derfor af sagens forløb og af, hvornår du fik kendskab til forholdet.
Notér tidspunktet for den første oplysning, og skeln mellem et løst rygte og oplysninger, der giver et reelt grundlag for at reagere. En ubekræftet besked om forkert tidsregistrering giver et andet udgangspunkt end medarbejderens egen forklaring om bevidst registrering af timer, vedkommende ikke har arbejdet.
Hurtig bortvisning eller nødvendig undersøgelse
En hurtig afgørelse er ikke nødvendigvis en forsvarlig afgørelse. Mangler du afgørende oplysninger om handlingens karakter eller omfang, kan du have brug for tid til at undersøge sagen. En mistænkelig godkendelse i et system kan skyldes misbrug, men den kan også følge en aftalt arbejdsgang, som du endnu ikke kender.
Afgræns præcist, hvad du mangler svar på, før du vælger at vente. Der er forskel på at indhente den konkrete godkendelse og at sætte en bred gennemgang af hele afdelingens arbejde i gang. Den brede gennemgang tager tid uden at give flere svar om den handling, du overvejer at bortvise medarbejderen for.
Hvor længe må undersøgelsen vare?
En undersøgelse beskytter ikke automatisk mod passivitet. Tidsforbruget skal kunne forklares med et reelt behov for at få sagen belyst. Hvis det afgørende materiale allerede ligger klar, kan fortsat ventetid svække muligheden for bortvisning af en medarbejder
, selv om du stadig kalder forløbet en undersøgelse.
Bed om de nødvendige oplysninger med en konkret svarfrist, og følg op, hvis svaret udebliver. En manglende forklaring fra en person med kendskab til sagen kan begrunde yderligere afklaring. Anderledes er det, hvis sagen ligger urørt i indbakken, mens du prioriterer andre opgaver. En intern mødekalender dokumenterer ikke behovet for at udsætte beslutningen.
Fortsat arbejde eller midlertidig suspension
Mens du undersøger sagen, skal du tage stilling til, om medarbejderen skal fortsætte arbejdet. Det er praktisk for den daglige drift, men det kan også få betydning for en senere vurdering af passivitet. Medarbejderen kan have fået en berettiget forventning om, at forholdet ikke ville føre til bortvisning. Her tæller blandt andet, hvad du har sagt om sagen.
Overvej en midlertidig suspension med løn, hvis medarbejderens fortsatte adgang til for eksempel bogføringen kan vanskeliggøre undersøgelsen. Grundlaget for suspensionen skal være afklaret, og en skriftlig besked kan gøre det tydeligt, at den er midlertidig. Suspension standser ikke automatisk risikoen for passivitet. Du skal fortsat undersøge sagen og træffe beslutning, når grundlaget er tilstrækkeligt.
Et tydeligt forbehold eller tavshed om konsekvenserne
Medarbejderens forventninger har betydning, når en forsinket bortvisning vurderes. Kender du forholdet, men lader hverdagen fortsætte uden at nævne mulige ansættelsesretlige konsekvenser, kan medarbejderen opfatte din tavshed som accept af, at ansættelsen fortsætter. Det kan svække grundlaget for en senere bortvisning.
Fortæl skriftligt, hvilket forhold du undersøger, og at du endnu ikke har taget stilling til konsekvensen. En neutral beskrivelse af mistanken giver plads til medarbejderens forklaring uden at fremstille skyld som fastslået. Et forbehold giver dog ikke ubegrænset tid til undersøgelsen. Varsler du en afklaring og derefter lader sagen ligge, kan ventetiden stadig få betydning.
Dokumenteret fremdrift eller en forklaring bagefter
Ved en senere uenighed bliver tidslinjen central. Det tæller, hvornår forholdet kom til dit kendskab, og hvilke konkrete skridt du derefter tog for at undersøge det. At sagen var kompliceret, siger mindre end en dateret anmodning om netop det bilag, som manglede før afgørelsen.
Gem den oprindelige henvendelse sammen med korrespondancen om afklaringen, og notér, hvad der stadig manglede svar på efter medarbejderens forklaring. Dokumentationen viser, hvilke perioder der gik med nødvendig afklaring, og hvornår sagen lå stille. Var oplysningerne tilstrækkelige tidligere, kan en efterfølgende juridisk drøftelse ikke uden videre forklare hele forsinkelsen.
Kan du vælge opsigelse, hvis bortvisning er blevet for sen?
Har du mistet adgangen til bortvisning ved passivitet, betyder det ikke automatisk, at du heller ikke kan opsige medarbejderen. Grundlaget for en opsigelse skal vurderes særskilt efter de regler, der gælder for ansættelsen.
Få vurderet, om det dokumenterede forhold stadig kan begrunde en opsigelse med varsel, før du sender en meddelelse om, at ansættelsen skal ophøre. Din hidtidige håndtering kan også få betydning for vurderingen af opsigelsen.
Hvis du vælger opsigelse, fortsætter ansættelsen som udgangspunkt i opsigelsesperioden. Du må derfor særskilt tage stilling til, om medarbejderen skal arbejde eller fritstilles med de lønvilkår, der følger af ansættelsesforholdet.
Hvad kan en uberettiget bortvisning koste i erstatning?
For en funktionær med højst tre måneders opsigelsesvarsel giver funktionærlovens § 3 som udgangspunkt krav på løn frem til det tidspunkt, hvor ansættelsen kunne være ophørt ved en lovlig opsigelse.
Har funktionæren et længere opsigelsesvarsel, fastsættes erstatningen efter almindelige erstatningsregler med de særlige regler, der følger af bestemmelsen. Du kan derfor ikke bruge samme beregning for alle medarbejdere.
Få afklaret medarbejderens ansættelsesstatus og gældende opsigelsesvarsel, før du vurderer de økonomiske følger af en forsinket bortvisning. En medarbejder uden funktionærstatus kan være omfattet af andre regler eller en overenskomst.